Indicadores jurídicos e KPIs para escritórios de advocacia

Os indicadores de desempenho agora também fazem parte do dia a dia dos profissionais da área jurídica. O crescimento da competitividade do mercado e a necessidade de obtenção de resultados mensuráveis levaram a gestão de escritórios e departamentos jurídicos a se preocuparem também com métricas de desempenho em seus negócios.

Continue a leitura deste artigo e descubra como os indicadores de desempenho podem ser utilizados no seu escritório ou departamento jurídico. 

O que é KPI?

Os indicadores de desempenho ou KPIs (Key Performance Indicators) são métricas a partir das quais é possível entender se um negócio está no caminho certo ou não. Quando utilizados para avaliar questões que são essenciais para um escritório ou departamento jurídico, passa-se a ser possível realizar uma gestão mais eficiente e capaz de resolver problemas.

Características dos indicadores de desempenho

Mensuráveis

O objetivo dos indicadores de desempenho é justamente possibilitar a compreensão se determinado negócio conseguiu alcançar os objetivos que pretendia. 

Ou seja, eles devem indicar a performance de determinado processo de maneira exata, pois apenas assim será possível acompanhar o crescimento e entender o que necessita de melhorias. 

Específicos

Ter indicadores de desempenho abrangentes ou vagos demais em nada ajudará seu negócio a crescer. Os KPI’s precisam ser específicos, capazes de medir um objetivo concreto. 

Quando não há critérios objetivos a serem analisados, torna-se inviável a compreensão geral do que está bom e do que precisa ser alterado. 

Alcançáveis

As metas para os KPIs devem ser realistas e alinhados ao negócio para evitar desmotivação da equipe. Metas atingíveis permitem evolução contínua e mantém o engajamento.

Por exemplo, se o tempo médio de resposta a e-mails é 48h, ajustar a meta para 2h pode torná-la inalcançável num curto espaço de tempo. Já um ajuste de 48h para 24h, que já traz uma melhora notável, torna-a mais coerente, alinhada com a realidade.

Relevantes

O foco dos KPIs deve ser naqueles que realmente medem o desempenho em áreas estratégicas para o crescimento, evitando métricas irrelevantes ou de “vaidade”.

Em um escritório digital por exemplo, curtidas e compartilhamentos só importam se gerarem novos clientes, já que o objetivo é expandir a carteira e ajustar estratégias conforme os resultados.

Temporais

Os indicadores de desempenho precisam considerar o fator temporal, ou seja, devem ser estabelecidos com um período específico e limitado. 

Esse período deve ser o suficiente para que sejam obtidos os dados necessários a permitir que o processo seja medido, passando a apresentar resultados a serem analisados a curto ou médio prazo. 

Simples e claros

Por fim, os indicadores de desempenho na advocacia também devem ser simples e claros, de modo que toda corporação compreenda que objetivos se pretende alcançar e como devem atuar para que seu trabalho auxilie estrategicamente. 

KPI e métrica são a mesma coisa?

Não, KPI e métrica não são a mesma coisa, embora estejam relacionados. Métrica é qualquer dado mensurável que reflete a performance de um processo ou atividade, como número de visitas a um site, curtidas em redes sociais ou quantidade de contratos fechados. 

Já o KPI (Key Performance Indicator) é uma métrica estratégica, escolhida por sua relevância para avaliar o alcance de objetivos específicos. Por exemplo, a taxa de conversão de visitas em clientes pode ser um KPI em uma estratégia de marketing.

Em resumo, todo KPI é uma métrica, mas nem toda métrica é um KPI. Os KPIs são métricas prioritárias que indicam o progresso em relação às metas mais importantes do negócio.

Tipos de KPIs

• KPIs de Produtividade: focam na eficiência das operações e no volume de tarefas executadas. Medem a quantidade de trabalho realizado em relação ao tempo e aos recursos utilizados.
• KPIs de Qualidade: avaliam a precisão e a excelência dos serviços prestados, garantindo que atendam aos padrões e expectativas estabelecidos.
• KPIs Estratégicos: Alinham o desempenho diário às metas de longo prazo do negócio, ajudando a medir o progresso rumo aos objetivos globais.
• KPIs de Performance Financeira: medem a saúde financeira do negócio, como a rentabilidade e o fluxo de caixa.
• KPIs de Clientes: focam na experiência e satisfação dos clientes, monitorando a retenção e a fidelidade.

Como escolher os melhores indicadores de desempenho para advogados?

Como vimos, os indicadores de desempenho na advocacia precisam ser relevantes, e então a dúvida: como escolher o KPI certo para o meu negócio?

E a verdade é que não há uma resposta pronta, uma vez que ela depende de outras perguntas.

O que faz sentido para o seu negócio? Quais resultados você pretende atingir? Em quanto tempo você pretende atingi-los? 

Apenas conhecendo o seu negócio e compreendendo quais são suas metas a curto, médio e longo prazo para definir os melhores KPIs para o seu escritório ou departamento jurídico. De qualquer forma, apresentamos a seguir uma lista de exemplos de KPIs para advogados e departamentos jurídicos para facilitar o seu planejamento.

Exemplos de KPIs para advogados

Cumprimento de Prazos

Este KPI é crucial para medir a eficiência do advogado no cumprimento dos prazos estabelecidos em contratos, processos judiciais ou administrativos. O cumprimento de prazos é fundamental para garantir a confiabilidade do escritório, evitar penalidades legais e manter a satisfação do cliente.

Se o advogado tem um total de 50 prazos estabelecidos no mês e cumpriu 45, o cumprimento de prazos seria de 90%. Ou seja, este indicador avalia a eficiência na gestão de responsabilidades e a necessidade de melhorias na organização ou recursos.

Tempo médio das pesquisas jurisprudenciais

O tempo médio gasto com pesquisas jurisprudenciais é um indicador importante para medir a eficiência dos advogados em obter informações essenciais para elaboração de peças processuais ou análise de decisões judiciais.

O tempo médio gasto com pesquisas jurisprudenciais, estimado em 135 horas anuais por advogado, gera custos significativos, tanto em salários quanto para clientes.

Ferramentas de jurimetria podem reduzir esse tempo, permitindo análises mais rápidas e estratégicas, como prever decisões judiciais e avaliar a viabilidade de acordos, aumentando a eficiência e o foco no crescimento do escritório.

Saiba mais: O que é e com usar Jurimetria

Número de Processos Ativos

O número de processos ativos é um indicador de carga de trabalho e ajuda a identificar a capacidade de um advogado ou escritório em gerenciar múltiplos casos ao mesmo tempo. Um alto número de processos ativos pode indicar uma sobrecarga ou necessidade de reorganização na distribuição de casos.

Se um advogado tem 40 processos ativos, ultrapassando a meta de 30, isso indica sobrecarga que pode afetar a eficiência e qualidade do serviço. Esse KPI ajuda a planejar redistribuições ou contratar profissionais para equilibrar a carga.

Tempo Médio de Resolução de Casos

Este indicador de desempenho mede a eficiência do advogado na resolução de casos, refletindo a agilidade do escritório no fechamento de processos. Quanto menor o tempo de resolução, maior a eficiência e a satisfação do cliente. Porém, é importante balancear esse indicador com a qualidade do serviço prestado.

Se o tempo médio de resolução de casos é de 6 meses, mas a meta do escritório é reduzir para 4 meses, isso indica que o advogado precisa de melhorias nos processos internos ou em sua abordagem de caso para acelerar os resultados sem comprometer a qualidade.

Taxa de Inadimplência

A taxa de inadimplência mede o percentual de clientes que não pagam pelos serviços prestados. Esse indicador é fundamental para avaliar a saúde financeira do escritório, já que uma alta taxa de inadimplência pode indicar problemas no relacionamento com clientes ou na estrutura de cobrança.

Uma taxa de inadimplência de 10% (10 de 100 clientes) ajuda o escritório a ajustar políticas de cobrança, melhorar a comunicação e avaliar condições de pagamento para evitar perdas financeiras.

NPS – Nível de Satisfação dos Clientes

O Net Promoter Score (NPS) é um KPI que mede a lealdade e satisfação dos clientes, perguntando-lhes a probabilidade de recomendarem os serviços do advogado. Esse indicador é valioso para entender a percepção dos clientes e identificar áreas de melhoria no atendimento ou na qualidade dos serviços prestados.

Por exemplo, um NPS de 8 indica boa satisfação, mas com espaço para melhorias. Analisar feedbacks e corrigir falhas pode aumentar a fidelização, recomendações e oportunidades de negócio.

Leia também: Experiência do cliente na advocacia: saiba como se destacar

ROI – Retorno Sobre Investimento

ROI (Retorno Sobre Investimento) é uma métrica que mede o retorno financeiro obtido em relação ao valor investido em uma ação ou recurso. Na advocacia, ele justifica decisões estratégicas e ajuda a transformar o jurídico em uma área mais eficiente e orientada por dados, avaliando a viabilidade de investimentos em demandas, tecnologias ou estratégias de marketing.

O ROI pode ser calculado através da seguinte fórmula:
ROI =(Ganho Total−Custo do Investimento / Custo do Investimento)×100

Por exemplo, se uma causa gera R$20.000 em honorários e custos somam R$4.000, o ROI é:
ROI =(20.000−4.0004.000)×100=400%

Na prática, o ROI pode ser aplicado em diversas situações da advocacia. No planejamento de processos judiciais, por exemplo, ele ajuda a identificar quais demandas oferecem maior retorno financeiro, evitando aquelas mais complexas e de baixa rentabilidade. 

Na adoção de tecnologia, como ferramentas de pesquisa jurisprudencial com Inteligência Artificial, o ROI permite calcular a economia gerada pela redução de horas de trabalho manual, que podem representar gastos significativos. Estudos mostram que o uso de IA torna os advogados 24,5% mais rápidos, reduzindo custos operacionais e otimizando o tempo da equipe.

Indicadores para departamentos jurídicos

Os exemplos de KPIs apresentados anteriormente também são aplicáveis a departamentos jurídicos, no entanto, vamos destacar a seguir alguns indicadores específicos que atendem às necessidades exclusivas desses departamentos.

Despesas por Orçamento

Monitorar e controlar as despesas do departamento jurídico dentro do orçamento previsto é essencial para garantir organização e eficiência. Esse acompanhamento ajuda a prever custos, ajustar a precificação de serviços ao longo do tempo e evitar surpresas financeiras.

O controle manual de despesas é arriscado e propenso a erros, tornando os softwares jurídicos uma solução mais segura e eficaz para automatizar o monitoramento. Além de assegurar precisão, essa métrica demonstra o valor agregado pelo departamento, seja ao cumprir o orçamento ou ao justificar aumentos, caso o volume de serviços prestados cresça.

Despesas por Tipo ou por Assunto

Esse indicador identifica os principais gastos do departamento jurídico, destacando despesas exageradas, aumentos imprevistos e custos não justificados. As despesas são categorizadas por tipo de demanda ou assunto, como contencioso, contratos ou custas judiciais, permitindo análises detalhadas para otimizar custos e identificar áreas com despesas excessivas.

Além disso, esse indicador de desempenho ajuda a mapear atividades por unidades de negócio ou filiais, indicando, por exemplo, se é mais vantajoso internalizar serviços jurídicos terceirizados. Relatórios comparativos com empresas similares do mesmo setor também fornecem insights valiosos, revelando padrões de despesas ou alertando sobre gastos fora do comum.

Custos com Escritórios externos

Avaliar o desempenho de escritórios externos é essencial para controlar custos, garantir qualidade e eficiência no departamento jurídico. Critérios como precificação, pontualidade e confiabilidade ajudam a identificar os escritórios com maior valor agregado.

Classificar gastos por área do Direito e adotar métricas como número de escritórios, questões jurídicas tratadas e flexibilidade de honorários permite ao gestor otimizar recursos, selecionar parceiros ideais e prever tempos de resposta em casos urgentes.

Duração e exposição à Litígios

Entender a quantidade, natureza e impacto dos processos judiciais é essencial para gestores, pois revela falhas internas e riscos operacionais, como problemas em logística ou defeitos em produtos. Ações repetitivas ou massificadas geralmente indicam padrões de risco nos processos internos da empresa.

Mapear e acompanhar métricas como quantidade de processos ativos, inativos e riscos associados permite que o departamento jurídico avalie a exposição da empresa a litígios e implemente estratégias para reduzir ações judiciais e seus impactos na lucratividade.

Lembre-se de manter os dados internos organizados

Na correria do dia a dia, com prazos, reuniões e audiências, os dados internos muitas vezes se perdem ou ficam desatualizados, prejudicando a gestão eficiente. A consistência na atualização de sistemas e o alinhamento da equipe sobre quais informações devem ser registradas são passos fundamentais, mas demandam tempo e esforço.

Para resolver esse desafio, o uso de softwares jurídicos surge como uma solução prática e eficiente. Essas ferramentas permitem concentrar dados, agendas e tarefas em um único lugar, otimizando o tempo e aumentando a produtividade.

Além disso, soluções como a Turivius não apenas organizam informações, mas também oferecem recursos avançados para gestão de indicadores de desempenho e automação de tarefas repetitivas.

Com a Turivius, por exemplo, você pode automatizar pesquisas jurisprudenciais, monitorar decisões importantes sem esforço manual e analisar dados internos para embasar decisões estratégicas.

Investir em tecnologia não é apenas uma tendência, mas uma necessidade para escritórios que desejam manter seus dados internos organizados e se destacar no mercado. Faça um teste gratuito da nossa ferramenta e veja como a Turivius pode transformar sua gestão e ajudar a levar seu escritório ao próximo nível!

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