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Não é nenhuma novidade: o mundo pós-pandemia é (majoritariamente) digital. Mesmo as organizações mais resistentes precisaram se adaptar e aprender a trabalhar e a ofertar seus produtos e serviços através de canais digitais. Essa digitalização traz inúmeras oportunidades, ao permitir maior eficiência e alcance global, mas também introduz novas complexidades e vulnerabilidades.
Nesse contexto, as organizações que possuem capacidade de gerenciar seus dados de forma eficaz têm maiores chances de aproveitar os benefícios da transformação digital e mitigar os riscos associados — e aqui está a relevância da governança da informação. Mas o que é isso?
A governança da informação é um conjunto de políticas, processos, procedimentos e práticas que garantem o gerenciamento adequado, seguro e eficiente das informações de uma organização. Ela abrange todos os aspectos relacionados à gestão e utilização de informações, desde a coleta e armazenamento até o compartilhamento e descarte. Assim, a governança da informação é essencial para garantir a integridade e a confiabilidade dos dados.
Em um mundo cada vez mais orientado por dados, as organizações dependem de informações precisas e atualizadas para tomar decisões estratégicas. A governança da informação estabelece diretrizes claras para garantir a qualidade dos dados, incluindo a padronização, validação de entrada e processos de limpeza e enriquecimento, o que ajuda a evitar erros e inconsistências nas bases, garantindo sua utilidade e confiabilidade para os usuários.
Além disso, a governança da informação desempenha um papel fundamental na proteção dos ativos de informação da organização. Com o aumento das ameaças cibernéticas e regulamentações de privacidade de dados cada vez mais rigorosas, as organizações enfrentam desafios crescentes para proteger informações confidenciais e sensíveis contra acesso não autorizado, violações de segurança e vazamentos de dados. A governança da informação estabelece políticas e práticas de segurança da informação, como controle de acesso, criptografia, monitoramento de ameaças e planos de resposta a incidentes, para mitigar esses riscos e garantir a confidencialidade, integridade e disponibilidade dos dados.
Esses aspectos tornam a governança da informação ainda mais crucial para as empresas que adotam modelos de trabalho remoto ou híbrido, em que os colaboradores trabalham em diferentes locais e utilizam uma variedade de dispositivos e redes (quem nunca assinou uma política de “bring your own device”[1], não é mesmo?).
Além do claro desafio relacionado à segurança da informação, em um ambiente remoto ou híbrido é essencial que os colaboradores tenham acesso fácil às informações necessárias para realizar suas atividades. A governança da informação define os processos e ferramentas para gerenciar o acesso e o compartilhamento de informações, garantindo que todos tenham as informações certas no momento certo, enquanto mantêm a segurança e a integridade dos dados.
Mas não são apenas as empresas que adotam esses modelos de trabalho que se beneficiam de programas voltados à governança da informação. Em geral, empresas que detêm esses programas se destacam nos seguintes aspectos:
Maior eficiência operacional: ao estabelecer políticas, procedimentos e práticas claras para gerenciar a informação de forma eficaz, as empresas com programas de governança da informação tendem a ter processos mais eficientes. Isso se traduz em uma melhor organização de dados, acesso mais rápido às informações necessárias e tomada de decisões mais ágil.
Melhor tomada de decisão: a governança da informação permite que as empresas tenham acesso a informações confiáveis e atualizadas, facilitando uma tomada de decisão mais informada e precisa. Com informações de qualidade e confiáveis disponíveis, é possível tomar decisões estratégicas com maior confiança, o que pode levar a melhores resultados financeiros e operacionais.
Redução de riscos: a governança da informação ajuda a mitigar os riscos associados à má gestão da informação, como violações de segurança, perda de dados e não conformidade com a legislação. Empresas que implementam programas de governança da informação estão mais bem preparadas para identificar, avaliar e mitigar esses riscos, o que pode resultar em economia de custos e proteção da reputação da empresa.
Melhor gestão de custos: ao otimizar processos e garantir o uso eficiente dos recursos de informação, as empresas com programas de governança da informação podem reduzir custos operacionais relacionados ao gerenciamento de dados. Isso inclui a redução de desperdícios, duplicação de esforços e investimentos em tecnologias desnecessárias, resultando em uma melhor alocação de recursos financeiros.
Trazendo para o contexto das organizações jurídicas, a governança da informação envolve a implementação de políticas, procedimentos e práticas para gerenciar de forma eficaz as informações relacionadas à atividade jurídica, tais como:
Gestão de documentos jurídicos
Implementação de políticas e procedimentos para o gerenciamento eficiente de documentos jurídicos, como contratos, petições, pareceres, entre outros;
Padronização de metadados e sistemas de arquivamento para facilitar a recuperação rápida e precisa de documentos.
Gestão de riscos jurídicos
Identificação, avaliação e mitigação de riscos legais que a organização possa enfrentar;
Implementação de controles e medidas preventivas para reduzir a exposição a processos judiciais, litígios e sanções.
Gestão de processos administrativos e judiciais
Utilização de sistemas de gestão de processos para acompanhar e gerenciar o andamento de processos administrativos e judiciais, desde a abertura até o encerramento;
Padronização de práticas e procedimentos para garantir a consistência na representação dos interesses da organização em questões legais.
Gestão do conhecimento jurídico
Desenvolvimento e compartilhamento de conhecimento jurídico dentro da organização;
Criação de uma base de conhecimento acessível para advogados e equipe jurídica, facilitando a pesquisa e o desenvolvimento de raciocínio jurídico, bem como reduzindo o retrabalho.
Se uma parte fundamental do trabalho jurídico consiste na produção de conhecimento e informação para seus clientes, não resta dúvida que as organizações jurídicas se beneficiam muito de programas voltados à governança da informação. Mas como começar?
Recomenda-se que a implementação de um programa de governança da informação ocorra de forma estruturada, orientada pelos seguintes passos:
Avaliação inicial: avalie as práticas atuais de gestão da informação e identifique áreas fortes e fracas.
Estabelecimento de uma estrutura organizacional: designe uma equipe responsável pela governança da informação e defina papéis e responsabilidades claras para os seus membros.
Comprometimento da liderança: obtenha o comprometimento e apoio da alta liderança para a implementação do programa de governança da informação, destacando os benefícios para a organização.
Desenvolvimento de políticas e procedimentos: elabore políticas e procedimentos que abordem aspectos-chave da governança da informação. Garanta que as políticas sejam claras, compreensíveis e alinhadas com os objetivos estratégicos da organização.
Implementação de tecnologias e ferramentas: avalie e implemente tecnologias e ferramentas adequadas para apoiar a governança da informação, como sistemas de gestão de documentos, soluções de segurança cibernética e ferramentas de gestão de dados.
Conscientização e treinamento dos colaboradores: treine regularmente os colaboradores em todos os níveis da organização e promova uma cultura de conscientização sobre a importância da governança da informação e o papel de cada indivíduo na proteção e gestão eficaz dos dados da organização.
Implementação gradual e contínua: implemente o programa de forma gradual, iniciando pelas áreas prioritárias. Revise periodicamente as políticas e procedimentos de governança da informação para garantir que estejam alinhados com as necessidades em constante evolução da organização e com as mudanças no ambiente regulatório.
Ao implementar uma governança eficaz da informação, as organizações podem maximizar os benefícios dos seus dados, mitigar os riscos associados e promover uma cultura de responsabilidade e transparência em relação ao uso e gestão da informação.
Em um ambiente empresarial cada vez mais complexo e dinâmico, a governança da informação tornou-se fundamental para as organizações em todos os setores, pois ajuda a garantir a integridade, confidencialidade e disponibilidade dos dados, ao mesmo tempo em que promove a utilização estratégica e o valor dos ativos de informação.
[1] Em português, “Traga seu próprio dispositivo”, é uma política interna para quando a organização permite ou exige que os funcionários usem dispositivos pessoais para atividades relacionadas ao trabalho.