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A dinâmica operacional dos escritórios de advocacia, especialmente os de pequeno porte, frequentemente coloca os advogados frente a um desafio multifacetado: equilibrar a dedicação às atividades jurídicas substantivas com a gestão eficiente das operações administrativas. Nesse contexto, a Controladoria Jurídica emerge como uma solução estratégica, centralizando e organizando essas atividades de maneira sistemática e eficiente.
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A Controladoria Jurídica refere-se à área responsável por coordenar e otimizar as atividades administrativas e operacionais dentro de um escritório de advocacia. Em um ambiente onde recursos humanos são limitados e cada minuto é valioso, a implementação dessa função não apenas libera os advogados para se concentrarem exclusivamente no exercício do Direito, mas também promove a eficiência, reduzindo erros e atrasos decorrentes da sobrecarga de tarefas administrativas.
Este artigo explora a importância da Controladoria Jurídica em escritórios de pequeno porte, detalhando sua estruturação, as responsabilidades-chave dessa função, o perfil ideal dos profissionais envolvidos, a necessidade de duplo controle e automação, além do papel das ferramentas de inovação tecnológica.
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Ao entender como essa área estratégica pode ser implementada e otimizada, os escritórios podem não apenas melhorar sua eficiência operacional, mas também fortalecer sua capacidade de atender às demandas complexas e competitivas do mercado jurídico contemporâneo.
- . Afinal, o que é a Controladoria Jurídica?
A Controladoria Jurídica é uma área estratégica dentro de escritórios de advocacia, responsável por organizar e gerenciar as atividades administrativas e operacionais de maneira padronizada e eficiente.
Em escritórios de pequeno porte, onde a equipe costuma ser reduzida, a centralização dessas tarefas permite que os advogados se concentrem exclusivamente nas atividades-fim, como elaboração de peças e participação em audiências.
Sem a presença de uma Controladoria, é comum que advogados acumulem funções administrativas, como cadastro de processos e leitura de publicações, o que pode gerar atrasos e retrabalho.
A implementação de uma Controladoria Jurídica, portanto, oferece um diferencial competitivo, contribuindo para a eficiência, redução de falhas e melhor controle das operações do escritório.
- Estruturação da Controladoria Jurídica em Escritórios de Pequeno Porte
A Controladoria Jurídica deve focar nas atividades administrativas essenciais para o bom funcionamento da banca, sem sobrecarregar os advogados. Entre as principais responsabilidades da Controladoria, destacam-se:
- Cadastro de novas ações: inclusão dos dados das partes, pedidos e prazos no sistema de gestão de processos;
- Leitura de publicações e intimações eletrônicas: monitoramento de diários oficiais e sistemas eletrônicos para agendar prazos ou apenas encaminhá-los aos advogados;
- Análise de atas de audiências: conferência e registro das informações no sistema com os respectivos prazos, participantes e testemunhas;
- Elaboração de relatórios gerenciais: criação de documentos analíticos e gerenciais conforme a demanda dos clientes;
- Atualização de sistemas de clientes: inserção de andamentos, documentos e valores diretamente nos sistemas internos dos clientes;
- Gerenciamento dos parceiros correspondentes: desde a contratação até a cobrança da atividade realizada e repasse à área solicitante;
- Gestão do arquivamento dos processos: análise das publicações e agendamento de prazos para os advogados checarem se os processos podem ser arquivados.
Essas atividades devem ser desempenhadas por uma equipe qualificada, que preferencialmente tenha formação em Direito, para garantir maior precisão na execução das tarefas e compreensão dos processos. Dessa forma, os advogados podem se dedicar às atividades intelectuais, enquanto a Controladoria gerencia as operações administrativas.
- O Perfil Ideal dos Profissionais de Controladoria Jurídica
O sucesso da Controladoria Jurídica depende do perfil e das competências dos profissionais envolvidos. Os principais requisitos para o Controller incluem:
- Formação em Direito: para entender a dinâmica dos processos judiciais;
- Domínio de ferramentas de gestão e Excel: para controlar tarefas e gerar relatórios;
- Organização e atenção aos detalhes: para evitar erros no controle de informações, além de manter os padrões e garantir a qualidade;
- Boa comunicação e habilidade de gestão: para lidar com os assistentes, advogados e o dono do escritório, sempre levando em consideração a empatia e o respeito junto aos outros,
O Controller deve ser capaz de organizar o fluxo de trabalho de forma sistêmica e eficiente, atuando como um gestor operacional que assegura que todas as informações processuais sejam registradas e conferidas adequadamente.
- A Importância do Duplo Controle e da Automação
Para garantir a precisão das informações, é essencial implementar um sistema de duplo controle, onde todas as atividades são revisadas por uma segunda pessoa ou por meio de automação. Faz necessária a dupla conferência, pois, todos estão fadados ao erro, mesmo os profissionais mais criteriosos.
A conferência por automação é particularmente útil para escritórios de pequeno porte, pois reduz a necessidade de recursos humanos e eleva o padrão de qualidade.
- Ferramentas de Inovação e Automação na Controladoria Jurídica
Com o avanço tecnológico, a Controladoria Jurídica deve buscar ferramentas de automação que substituam atividades manuais de maneira mais eficiente.
Entre as principais soluções de inovação, podemos citar:
- Robôs de cadastro de novas ações no sistema interno: há no mercado robôs que leem automaticamente as iniciais e realizam o cadastro no sistema do escritório dos dados da capa do processo, pedidos e valor da causa;
- Sistemas de gestão com sugestão automática de agendamento de prazos: de acordo com cada publicação ou intimação eletrônica, o sistema, desde que padronizados com as regras do escritório, já sugere os prazos que devem ser agendados garantindo que não marcações incorretas;
- Atualização de sistemas de clientes: robôs que capturam andamentos processuais e documentos diretamente dos sites dos Tribunais e atualizam as informações diretamente nos sistemas dos clientes;
- Busca proativa de novas ações: sistemas que monitoram a distribuição de novos processos antes que os clientes sejam citados, permitindo ao escritório se antecipar e prestar um serviço mais ágil.
O uso dessas ferramentas permite à Controladoria Jurídica manter um alto padrão de qualidade, otimizando recursos e melhorando a produtividade do escritório.
- A Importância de um Software de Gestão Adequado
A escolha de um software de gestão processual eficiente é um fator determinante para a implementação bem-sucedida da Controladoria Jurídica.
O software deve, essencialmente, integrar as funcionalidades de monitoramento de publicações e intimações eletrônicas, controle de prazos, geração de relatórios gerenciais e controle da base ativa e encerradas dos processos.
O mercado oferece opções acessíveis que se adaptam às necessidades de escritórios menores, inclusive, há parceiros que cobram valores mensais por usuário.
Um bom software reduz a necessidade de retrabalho, melhora a qualidade das entregas ao cliente e fortalece a reputação do escritório.
- Conclusão
A implementação da Controladoria Jurídica em escritórios de pequeno porte é uma estratégia essencial para garantir a eficiência operacional e a organização das atividades administrativas.
Com uma equipe adequada e o uso de ferramentas tecnológicas, a Controladoria contribui para a melhor gestão do tempo e dos recursos, possibilitando aos advogados focarem em atividades intelectuais e estratégicas.
Mesmo em escritórios menores, investir na estruturação da Controladoria Jurídica e na utilização de tecnologias que automatizam tarefas repetitivas é fundamental para assegurar a organização das operações e a satisfação dos clientes.