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No ambiente corporativo, cada parte tem sua função bem definida: jurídico com os contratos, comercial na definição da proposta, mas e o gestor do contrato? Esse papel que é popularmente conhecido mas, na prática, é peça fundamental  para garantir o sucesso da execução do contrato, que vai desde o início no planejamento, indo para a execução de fato e até o seu fim, propriamente dito.  

A gestão de contrato é um processo que reúne recursos e técnicas com o objetivo de monitorar o cumprimento de tudo que foi estabelecido no instrumento contratual.

O profissional de gestão de contratos tem como grande atribuição controlar todo o ciclo de vida de um contrato, acompanhando desde a preparação da minuta, assinatura, cumprimento de cláusulas, aditivos, negociação de pleitos, distrato, além de obrigações posteriores ao término da relação contratual.

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Este profissional precisa desenvolver habilidades específicas para executar seu trabalho com sucesso, garantindo a segurança esperada em favor de sua corporação. Entre as principais habilidades, podemos destacar conhecimento jurídico, técnicas de negociação, comunicação eficaz, visão sistêmica, perfil detalhista.

Sobre o conhecimento jurídico, de forma pragmática, significa que o gestor de contratos deve ter amplo conhecimento acerca de requisitos legais aplicáveis aos contratos os quais fará a gestão, visando o enquadramento adequado de todas as obrigações, com levantamento preciso de principais riscos e pontos fortes que nortearão as relações obrigacionais pactuadas por sua organização. 

Quanto à técnica de negociação, é outro elemento de vital importância, tendo em vista que, desde a fase pré-contratual até a extinção do contrato, o gestor participará constantemente de rodadas de tratativas com a outra parte envolvida, seja para discutir cláusulas, fechar o contrato, apresentar pleitos, participar de reuniões de alinhamentos, entre outras atividades inerente a sua função.  

A comunicação eficaz é outra habilidade imprescindível para o gestor de contratos, levando em consideração que tal profissional necessita transmitir, de forma clara e indubitável, mensagens sobre cláusulas contratuais e suas aplicações para outras pessoas, sejam colegas ou integrantes da outra parte contratada, por diferentes tipos de comunicação. Simplesmente, é garantir que ocorra a transmissão de informações para o interlocutor, causando nele a compreensão que deseja para evitar ruídos e, consequentemente, desentendimentos futuros que possam comprometer a harmonia necessária entre as partes contratadas.

Quanto à visão sistêmica e perfil detalhista, o gestor de contratos precisa conciliar em conjunto estas habilidades, pois precisa ter um olhar macro sobre o contrato e, ao mesmo tempo, enxergar todas as suas entrelinhas. É quase um paradoxo, mas que faz toda a diferença para quem lida com a gestão de contratos.

É a busca de uma visão ampla considerando o impacto de uma relação contratual em diferentes setores de sua organização, contemplando uma estrutura multidisciplinar, mas também a busca incansável por cada detalhe que possa fazer a diferença.

Feitas tais considerações, sua atuação contribui diretamente para o crescimento da empresa, bem como para evitar transtornos resultantes de uma supervisão falha do fluxo de contratos.

E não pense que o processo se concentra em ver “apenas” se as entregas estão sendo efetivadas. O gestor precisa de um detalhado acompanhamento das obrigações estabelecidas, prazos pré-determinados e desenhados, mas, principalmente responsabilidades definidas para serem fielmente cumpridas. 

Se pudéssemos concentrar em tópicos principais, entendemos que seriam:

1. Garantia do cumprimento das obrigações contratuais: o gestor deve assegurar que todas as obrigações do contrato sejam atendidas – leia-se: para ambas as partes, não apenas a sua representada. Isso envolve a verificação dos prazos, custos, qualidade dos serviços e especificações técnicas estejam em conformidade com a determinação do instrumento em questão. 
2. Prevenção e resolução de conflitos: É totalmente possível (e rotineiro) que surjam problemas relacionados a custos adicionais, atrasos, mudanças no escopo (tanto para mais quanto para menos) ou até mesmo desacordos negociais entre as partes. E por isso, é imprescindível que o gestor de contrato que seja certeiro e atento aos detalhes, promovendo um ambiente e encontrando um denominador comum para resolver essas questões, minimizando o risco de litígios e garantindo que as partes cumpram suas obrigações de forma colaborativa.
3. Controle de custos e orçamento: Espera-se que o gestor acompanhe de perto o fluxo financeiro da obra, garantindo que os custos não ultrapassem o orçamento pré-estabelecido. Entretanto é muito usual (até mesmo em obras civis) que o escopo seja alterado durante a execução. E é papel do gestor que o ajuste aconteça até mesmo depois de prazos já definidos para que reflita a realidade. O que se espera é que não exista “um efeito surpresa” ao final da contratação, e consequentemente, não se torne até mesmo um pleito.

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Uma gestão de contratos nada mais é que a necessidade de acompanhamento eficiente contribuindo diretamente para a redução de riscos, cumprimento de prazos e metas, além de ser um representante ativo na execução das atividades para resguardar os direitos da empresa representada por ele.

Em um cenário crescente de complexidade nos projetos, nível de detalhes financeiros e técnicos cada vez mais altos, é fundamental a necessidade de maior transparência e eficiência, tornando o papel desse profissional ainda mais estratégico para o bom andamento das obras e para a minimização de riscos financeiros e legais.

Portanto, investir na gestão de contratos não é apenas uma questão de previsão legal, mas, também, uma visão estratégica e de segurança de um projeto como um todo.